В бесчисленных фильмах, телешоу и других популярных средствах массовой информации помощники руководителей, административные помощники, секретари, офисные менеджеры и другие подобные роли сводятся к крайне упрощенному изображению офисных работников, которые отвечают на телефонные звонки, приветствуют посетителей, заполняют документы и ведут протоколы совещаний.
Несмотря на эти общие характеристики, многие предвзятые представления о том, чем занимаются эти специалисты, устарели .
Благодаря технологиям и кардинальным изменениям в том, как выглядит работа в офисе, дни, когда административные специалисты отвечали на телефонные звонки и заполняли документы, сменились потребностью в сотрудниках, которые часто выполняют более стратегическую роль в бизнесе. С учетом большого количества другой работы, которую нужно выполнить, роль административного специалиста претерпела изменения.
Современная административная роль
Хилани Эллис считает, что «не существует двух одинаковых администраторов». Хилани является основателем Exceptional Admins , компании, призванной объединять высококвалифицированных административных специалистов с организациями, которые будут их ценить.
В недавнем выпуске подкаста The FABRIC Майкл Эшфорд, директор по маркетингу компании The Receptionist, поговорил с Хилани о современном опыте работы с административными специалистами (или, в рамках данной статьи, администраторами), дав слушателям представление о том, как люди на этих должностях могут выделиться и создать высокоэффективную культуру.
В каждой организации администраторы усердно работают, чтобы определенные операции выполнялись гладко. Их обязанности сильно различаются в зависимости от того, где они работают и потребностей их работодателя. Они делают всего понемногу, от приветствия посетителей до управления целыми проектами.
Облако слов выше показывает некоторые из наиболее распространенных обязанностей сегодняшних административных специалистов. «Я считаю, что корпоративный мир во многом отстает от тех, кто работает в этой профессии сегодня», — говорит Хилани. «И поэтому я считаю, что создание текущего дня и будущего восприятия исполнительной администрации начинается с отдельного человека». Так как же администраторы могут работать над устранением предвзятости, которая связана с их ролью, и возвышать себя?
Что такое персональный брендинг?
Хотите верьте, хотите нет, но у вас есть личный бренд. У всех он есть. Иногда наши бренды создаются намеренно, но многие из нас создают свои бренды просто будучи собой. Многим помогает думать о своем личном бренде как о просто своей репутации.
Большинство людей обладают скрытыми навыками, уникальными знаниями или нишевыми способностями, которые отличают их от других в их карьере. Вы также можете думать о своем личном бренде как о вашем ценностном предложении. В продажах и маркетинге ценностное предложение по сути является кратким сообщением: почему кто-то должен купить то, что вы продаете?
В этом случае вы продаете свои навыки. Вы можете сохранить эту презентацию для подачи заявлений на работу и собеседований, но вы также можете использовать ее в своей текущей роли, чтобы повысить свою позицию и стать более заметным (читай: незаменимым).
«Личный бренд — это на самом деле то, как вы себя чувствуете и как вы хотите это передать», — резюмирует Хилани.
Создание вашего личного бренда
Хилани объясняет, что если вы хотите целенаправленно развивать свой личный бренд как администратора, вам необходимо сосредоточиться на следующих четырех областях:
- Сильные стороны: Определение ваших лучших навыков и того, как они приносят пользу лидерам, с которыми вы работаете. Например, Хилани помнит, что ее главными сильными сторонами в роли администратора были внутренняя мотивация и творческое решение проблем.
- Стиль: Знание того, как создавать запоминающиеся и впечатляющие впечатления для руководителей, клиентов, членов совета директоров и т. д., добавляя уникальные штрихи в свою работу, например, охлаждая тарелки для обеда на встрече с инвесторами (специальное предложение Hilani Ellis).
- Рассказывание историй: Объяснение своих сильных сторон и стиля на собеседованиях, в обзорах и т. д. Умение ответить на вопрос: Чем я хочу, чтобы меня знали?
- Распространение: донесение информации о вашем бренде до окружающих таким образом, чтобы она была очевидна, что помогает переосмыслить более общие заблуждения относительно роли администратора.
Использование своих сильных сторон, развитие стиля, умение рассказать историю о своей ценности и поделиться этими элементами того, кто вы есть, — вот как вы создаете свой личный бренд и повышаете свое положение.
Создание Разрушения
По словам Хилани, все начинается с администратора, который создает потрясения и уникальный опыт.
«Мы хотим разрушить… предвзятость стереотипного старого понимания [роли]».
Зачем это делать? Создать центр влияния.
Это может выглядеть по-разному для разных людей. Некоторые администраторы могут хотеть иметь возможность влиять на решения только одного человека (обычно руководителя, которому они подчиняются), а некоторые администраторы хотят быть включенными в стратегические совещания. Хилани рекомендует администраторам создать подход, который сочетает в себе оба подхода.
Создание центра влияния также играет роль в корпоративной культуре. Сердцевина административной роли — это то, что Хилани называет «находиться на службе» у ваших руководителей.
«Если бы мы подумали об истории этой профессии в более секретарском, тактическом [пути] к прекрасной эволюции настоящей стратегии, то обладание этим пульсом, этим центром влияния» означает способность сделать руководителей более доступными и сговорчивыми, что, в свою очередь, помогает формировать корпоративную культуру.
«Как административные лица, мы также создаем опыт», — говорит Хилани. «Если бы мы задумались о силе личного брендинга, культуры как личности в команде и поддержки лидеров, какой опыт мы культивируем, активируем… все это играет роль в культуре».